Tecken på att det är dags att byta
- Det går inte längre att få reservdelar eller support till systemet
- Taggar som försvinner kan inte spärras snabbt, eller bara på plats i en dator i källaren
- Systemet använder äldre taggar som är lätta att kopiera
- Porttelefonen har ingen video och de boende kan inte svara i mobilen
- Administrationen ligger på en gammal server eller hos en person som har flyttat
- Bokning av tvättstuga och lokaler sker fortfarande med papperslistor eller lås
Hos Svea Fastigheter i Järna låg databasen på en föråldrad server. Vi flyttade administrationen till molnet så att fastighetsägaren själv kan göra ändringar (läs om RCO-passersystemet i Järna).
Vad styrelsen ska bestämma
Gå igenom de här frågorna innan ni begär offerter:
- Vilka dörrar ska styras: portar, källare, tvättstuga, soprum, cykelrum, garage, lokaler?
- Ska de boende kunna boka tvättstuga och lokaler på en tavla eller i en app?
- Porttelefon med namnlista, video eller svar i mobilen?
- Ska mobilen kunna användas som nyckel? Läs mer om mobil access.
- Vem administrerar systemet – styrelsen, förvaltaren eller installatören – och vad händer när styrelsen byts?
- Hur länge ska loggar sparas och vem får se dem? Föreningen är personuppgiftsansvarig.
- Ska systemet kunna byggas ut med fler dörrar, dörrautomatik eller larm?
Välj gärna ett system som flera installatörer kan serva, så att föreningen inte blir låst till en enda leverantör.
Porttelefonen – tre vanliga varianter
- Namnlista: besökaren söker namnet och ringer upp lägenheten.
- Videoporttelefon: den boende ser vem som ringer på.
- Svar i mobilen: den boende svarar och öppnar porten var de än befinner sig. Hos Brf Kommendören på Östermalm installerade vi Scantron SAGA IP i mässing, där de boende svarar i appen (läs om porttelefonen hos Brf Kommendören).
Offerter och beslut
Begär två eller tre offerter med samma underlag, så att de går att jämföra. Jämför inte bara priset för installationen, utan också licenser, serviceavtal och vad nya taggar kostar. Byte av ett befintligt system räknas oftast som underhåll som styrelsen beslutar om. Vid större förändringar av fastigheten bör ni stämma av med stadgarna om föreningsstämman behöver besluta.
Så går bytet till
- Platsbesök och inventering av dörrar, kablage och lås. Ofta kan kablage och elektriska lås återanvändas.
- Tidsplan och information till de boende i god tid.
- Installation dörr för dörr, så att alla kommer in under hela arbetet.
- Registrering av de boende och utlämning av taggar mot kvittens.
- Utbildning av styrelsen eller förvaltaren i administrationen.
- Serviceavtal och support efteråt.
Hos Brf Vetebrödet i Sköndal bytte vi ett passersystem i mycket dåligt skick mot Axema (läs om bytet i Sköndal), och hos BRF Ingenjören 3 i Solna installerade vi porttelefoni, kortläsare och bokningstavlor från Scantron (läs om BRF Ingenjören 3).
Vad kostar det?
Kostnaden beror främst på antal dörrar och läsare, om kablage och lås kan återanvändas, vilken porttelefon ni väljer och om ni vill ha bokningstavlor och mobil access. Räkna även med löpande licens för molnbaserad administration. Ni får ett fast pris efter ett platsbesök.
Efter bytet
Bestäm vem som administrerar systemet, ha en rutin för att spärra borttappade taggar och teckna gärna serviceavtal. Läs mer om service och serviceavtal.
Vill ni ha hjälp att se över föreningens passersystem? Läs mer om passersystem, om våra tjänster för bostadsrättsföreningar eller begär offert.