En porttelefon är den del av fastighetens säkerhet som boende och besökare möter varje dag. Den avgör om en besökare kan ringa upp, om den boende hör samtalet och om porten öppnas. Här går vi igenom hur en porttelefon är uppbyggd, hur ett samtal tar sig fram och vad styrelsen behöver känna till om drift och administration.
Porttelefonens delar
En porttelefon består av tre delar. Panelen sitter vid porten och är den besökaren ser och använder. Centralenheten kopplar ihop panelen med de boende. Den tredje delen är kopplingen till de boende, alltså det som avgör var samtalet ringer och hur porten öppnas.
Panelen kan ha knappar, en namnlista eller en display där besökaren söker upp sitt namn. Den finns infälld eller utanpåliggande och i olika utföranden, så att den kan passa husets entré. Centralenheten håller ihop anläggningen och sköter uppringningen. Kopplingen till de boende ser olika ut beroende på om samtalet går till en fast telefon, en mobil eller en svarsapparat i lägenheten.
Hela kedjan måste fungera. En panel som är hel kan ändå stå still om centralenheten inte får kontakt med de boende, och en fungerande uppringning hjälper inte om portens lås inte släpper.
Så går ett samtal till
Besökaren söker upp namnet på panelen eller slår ett anropsnummer. Panelen skickar vidare en förfrågan till centralenheten, som ringer upp den boende.
Den boende svarar och hör vem som står vid porten. Sedan öppnar den boende porten med en knapptryckning, och panelen skickar en signal till låset så att porten kan öppnas.
Bakom panelen är det tre steg som ska stämma, och hela förloppet sker i ett svep när allt fungerar. Det är också därför fel märks så snabbt. Antingen ringer det inte alls, eller så ringer det men porten öppnar inte.
Telefon, mobil eller svarsapparat i lägenheten
Var samtalet landar beror på vilken typ av porttelefon föreningen har. I äldre anläggningar ringer panelen en svarsapparat i lägenheten, som sitter i hallen och har en knapp för att öppna porten.
I nyare anläggningar ringer panelen i stället de boendes telefonnummer, mobil eller fast telefon. Då behövs ingen apparat i lägenheten, och den boende kan svara även när den inte är hemma.
Vilken lösning som passar beror på vad som redan finns i fastigheten och på hur de boende vill svara. Många föreningar kombinerar flera sätt, så att den som vill använda app gör det och den som hellre svarar i en vanlig telefon kan fortsätta med det. Vi jämför alternativen på sidan om porttelefon och i guiden Porttelefon eller app?
Så administreras namn och nummer
Namnlistan ska stämma, annars hittar besökaren inte rätt och samtalet går fel. I en modern porttelefon administreras namnregistret på distans via webben, så att styrelsen eller förvaltaren kan ändra namn och nummer utan att någon behöver åka ut till fastigheten.
Det gör att uppgifterna kan hållas aktuella när någon flyttar in eller ut, utan lappar vid porten och utan att en tekniker behöver komma ut för en namnändring. Bestäm i styrelsen vem som har behörighet att ändra i registret, så att det inte sitter flera personer som gör ändringar utan att veta om varandra.
Vi kan också sköta administrationen åt er. Läs mer om vad som ingår på sidan om porttelefon för bostadsrättsföreningar.
Porttelefon och passersystem i samma system
Porttelefon och passersystem kan ligga i samma system. Då administreras taggar, koder, porttelefon och bokning på ett och samma ställe, i stället för i två system som var för sig ska hållas uppdaterade.
För styrelsen blir det färre ställen att hålla reda på och färre leverantörer att kontakta. För de boende blir det en tagg i stället för flera.
Vi är återförsäljare för Axema, RCO och Scantron och går igenom vad som är möjligt i just er fastighet.
Vad kostar det?
Ett byte till en ny porttelefon av standardtyp (Axema) kostar cirka 10 000 kr per port exklusive moms, när kablage och lås kan återanvändas. Paneler i specialutförande, till exempel Scantron i mässing, kostar mer.
Löpande kostnad för passersystem och porttelefon i samma system ligger på cirka 300 till 400 kr per månad för en normal förening.
Vad som ingår i priset skiljer sig mellan offerter. Be om att panel, centralenhet, montering och inställning räknas upp var för sig, så går det att jämföra. Ni får ett fast pris i offerten efter ett kostnadsfritt platsbesök, och vi arbetar i hela Stockholms län. Fler exempel finns i guiden Vad kostar en porttelefon för en bostadsrättsförening?
När är det dags att byta?
Ett byte blir aktuellt när anläggningen inte längre går att lita på. Det kan vara svarsapparater som går sönder, delar som är svåra att få tag på eller en namnlista som inte går att uppdatera på ett enkelt sätt.
Ett tydligare skäl är att mobiloperatörerna stänger sina 2G- och 3G-nät. Äldre porttelefoner som ringer via en sådan modul slutar då fungera och behöver bytas eller få en ny kommunikationsenhet.
Gäller felet bara en lägenhet eller en port går det ofta att åtgärda utan byte. Då är en reparation både billigare och snabbare. Står föreningen inför ett byte är det värt att göra det innan porttelefonen slutar fungera, så att bytet kan planeras i lugn och ro.
Vi går igenom anläggningen vid platsbesöket och säger vad vi rekommenderar. Vi lämnar fast pris i offerten. Boka ett kostnadsfritt platsbesök, så tittar vi på er porttelefon.